Automatisk schemaläggning
- Lägg arbetsschemat med ett klick
Är du också trött på att lägga för mycket tid på att pussla ihop schemat själv? Vill du undvika att behöva hålla alla personliga önskemål i huvudet medan du lägger schemat? Låt Smartplan göra jobbet åt dig och få till en snabbare och bättre schemaläggning. Se nedan hur du går tillväga.
“Vi använder funktionen "Föreslå bemanning" i Smartplan och är mycket nöjda med den. Den är verkligen till enorm hjälp och eftersom vi använder "Hantera önskemål" från de anställda som har pass, känner alla att de tillgodoses. Det fungerar strålande.”
Se hur enkelt du automatiskt kan få till arbetsschemat:
Det kan kännas som magi, men du har full kontroll. Du definierar dina bemanningsbehov och de regler som bestämmer ramarna för schemaläggningen. Du väljer om de anställda ska lämna önskemål. Du bestämmer om det skulle vara några anställda du vill bemanna först. När du är klar låter du Smartplan göra det tunga och tidskrävande arbetet.
Kök
Kök
Bartender
Servering
Kök
Bartender
Bartender
Servering
Inga pass
Kök
Bartender
Servering
Kök
Bartender
Servering
Bartender
Bartender
Bartender
- Kök
- Bartender
- Servering
- Bartender
- Bartender
- Bartender
- Kök
- Bartender
- Servering
- Bartender
- Bartender
1. Ställ in dina personalönskemål
För att Smartplan Assistent ska kunna göra arbetsschemat åt dig måste du ange vad du behöver. Definiera hur många pass du behöver vid de olika tidpunkterna.
I animationen kan du t.ex. se att vi på måndagar kommer att behöva två kökspass från kl. 8 till kl. 12 och ett för bartender och ett för serveringspersonal från kl. 16 till kl. 20.
- Generella regler
-
Josefin Ljung
-
Bosse Karlsson
-
Johan Malm
-
Helen Viik
-
Caroline Hansson
| Max. antal timmar per vecka | ||
| Max. antal dagar i sträck | ||
| Max. antal timmar per dag | ||
| Min. antal timmar per vecka | ||
| Min. antal timmar mellan varje pass |
2. Sätta upp regler för schemaläggningen
Dina anställda är ofta uppsatta på olika timmar. Och det finns dagar då kanske ingen kan ta något pass. Du bestämmer hur den automatiska schemaläggningen ska uppträda och vilka regler den ska följa:
-
Max. antal timmar per vecka
-
Max. antal timmar per månad
-
Max. antal arbetshelger i rad
-
Max. antal dagar i rad på jobbet
-
Min. antal timmar per vecka
-
Tillgänglighet på vardagar
-
Max. antal timmar per dag
-
Min. längd på paus mellan pass (11 -timmarsregel)
3. Ta emot önskemål från dina anställda
Du kan välja att öppna ditt arbetsschema för önskemål. Låt de anställda markera vilka tider i ditt arbetsschema som de inte vill arbeta. Därefter uppfyller Smartplan så många av önskemålen som möjligt.
Fördelen med det är att det blir ett mer realistiskt schema. Som chef vinner du genom att medarbetarna faktiskt kan arbeta på de skift du tilldelar dem och undviker därigenom för många passbyten eller avbokningar när arbetsschemat väl släpps.
Starta bemanningen av arbetsschemat
Smartplan Assistent kan bemanna ditt arbetsschema utifrån dina regler och dina personalbehov.
Bemanningen av arbetsschemat är igång baserat på dina regler
Assistenten har nu bemannat ditt arbetsschema
4. Lägg arbetsschemat med ett klick
Assistenten sköter allt automatiskt genom att föreslå en bemanning utifrån dina personalbehov, önskemål och regler. Assistenten tittar igenom tusentals lösningar tills den hittar det arbetsschema som passar bäst för just dina behov och där de flesta regler och önskemål uppfylls. Fördelningen av anställda kommer att vara jämnt fördelad och följa de regler som har fastställts. Luta dig bara tillbaka och se hur Assistenten gör jobbet åt dig.
Schemalägg lite själv och få resten ordnat
Om det finns anställda som du gärna själv skulle vilja prioritera eller schemalägga så kan du helt enkelt göra det och sedan låta Smartplan göra resten av bemanningen åt dig.
Kök
Bosse Karlsson
Kök
Caroline Hansson
Bartender
Josefin Ljung
Servering
Johan Malm
Kök
Bosse Karlsson
Bartender
Josefin Ljung
Bartender
Helen Viik
Servering
Johan Malm
- Johan Malm får inte arbeta två dagar i rad
Inga pass
Kök
Bosse Karlsson
-
Bartender
Helen Viik
Servering
Johan Malm
- Kök
- 1 x Bartender
- Servering
- 1 x Bartender
- Bartender
- Bartender
- Kök
- Bartender
- Servering
- Bartender
- Bartender
- Bartender
- Kök
- Bartender
- Servering
- Bartender
- Bartender
5. Anpassa bemanning och fritid till de anställda
När du lägger arbetsschemat antingen automatiskt eller på egen hand, håller Assistenten hela tiden koll på om dina regler följs. På så sätt blir det lättare för dig att göra en så bra schemaläggning som möjligt, utan att missa viktiga saker. När du har gjort dina justeringar, offentliggörs arbetsschemat för dina anställda och kommer att synas på webben, samt i appen och kalendern.
“Jeg sad og lavede vagtplan i går for slutningen af året. Det tog 25 minutter. Det er nemt at få et overblik over, hvem jeg har til rådighed. Det fungerer bare. Det kører bare.”
6 saker som Smartplan Assistent hjälper dig med
Slipp att själv hålla koll på alla regler och låt Smartplan Assistent göra det tråkiga jobbet åt dig, så att du kan fokusera på att få fram det arbetsschema som passar ditt företag bäst. Här är 6 områden som du behöver hålla reda på:
11-timmarsregeln
Ja, assistenten är redan konfigurerad till att följa 11-timmarsregeln. Du kan eventuellt själv justera det antal timmar du vill ha mellan varje skift.
Antal timmar per vecka eller månad
Bestäm hur många timmar per vecka dina anställda får arbeta. Du kan ställa in detta på den enskilda medarbetaren för att passa dina behov.
Semester, frånvaro och sjukdom
Om en anställd har begärt ledighet, är på semester eller har fått någon annan godkänd frånvaro, håller Smartplan Assistent koll på det, så att du inte ger en frånvarande medarbetare ett pass som hen inte kan ta.
Max. antal dagar eller helger i rad
Du kan också be Smartplan Assistent att se till att dina anställdas resurser fördelas så jämnt som möjligt. Du kan t.ex. begränsa hur många dagar eller helger de får arbeta i rad.
Otillgängliga veckodagar
Några av dina anställda har kanske dagar då de aldrig kan arbeta, t.ex. på grund av skola, fritidsaktiviteter eller andra förpliktelser. Skapa en regel som talar om för Assistenten vilka dagar och perioder de inte får arbeta.
Önskemål om arbetsschemat
Det går att hålla ditt arbetsschema öppet för dina anställdas önskemål. När du har definierat dina behov av bemanning kan du låta Smartplan hantera dina anställdas önskemål. På så sätt kan du göra det ännu enklare att få ihop pusslet där alla får sina önskemål uppfyllda.
Gör ditt schema online på bara 2 min. Prova Smartplan gratis.
Genom att registrera dig accepterar du våra villkor
Varför är Smartplan något för ditt företag?
Vi gör jobbet åt dig
Upplever du att det är krångligt att byta från Excel eller ditt nuvarande system behöver du inte oroa dig. Med Smartplan kommer du igång inom några minuter.
Flexibilitet, bekvämlighet och enkelhet
Smartplan är verktyget för lätt och flexibel schemaläggning. Lär dig vårt enkla system i dag.
För att priset spelar roll
Låga priser och inga förpliktelser är viktigt för dig och du behöver inte en massa onödiga verktyg.