Få bättre kontroll och överblick med hjälp av platser och superanvändare

31.10.2023

Välkommen tillbaka till vår lilla bloggserie, där vi introducerar vår senaste uppdatering i Smartplan. I vårt förra inlägg gav vi dig en kort introduktion till innehållet i uppdateringen; vår nya användartyp och möjligheten att tilldela platser till medarbetare  Den här gången tar vi en närmare titt på olika sätt, som både du och dina anställda kan använda funktionerna på i Smartplan, för att få mer kontroll och en förbättrad översikt.

Håll koll på arbetsfördelningen

Fram till idag har du kunnat skapa flera olika administratörer på ditt konto, men alla dessa administratörer har haft tillgång till samma saker i systemet. Om du använder vår nya uppdatering kan du nu ställa in så att varje person bara har tillgång till precis de områden som hen ska ansvara för. Därmed försvinner alla tvivel om vem som har gjort vilka ändringar, eftersom det går att veta exakt vem som är ansvarig för de olika delarna av Smartplan.

Dela upp baserat på team

Om du har olika team, avdelningar eller butiker som platser i Smartplan, har du förmodligen också olika personer som ansvarar för dessa.

Nu kan du dela in varje anställd efter specifika platser på ditt konto. Det innebär att medarbetarna endast kan arbeta på de platser de har tilldelats. När du delar in dina anställda och tilldelar dem platser, kan du också välja att göra vissa anställda på varje plats till superanvändare.

Om du till exempel väljer att skapa en uppdelning baserad på team eller avdelningar, kan du göra dina avdelningschefer eller butikschefer till superanvändare på respektive plats. På så sätt säkerställer du att de bara kan att skapa scheman, hantera frånvaro och köra löner för de anställda de är ansvariga för. De kommer bara att ha behörighet på de platser där de är superanvändare, så de kan inte göra ändringar som gäller andra platser. Samtidigt väljer du hur mycket behörighet du vill att varje superanvändare ska ha.

Dela upp baserat på behörighet

Du kan tilldela dina medarbetare så många olika platser du vill. Det finns ingen gräns. Detta kan vara relevant för dig, beroende på hur du väljer att använda superanvändarrollen.

Du kanske har en anställd som är ansvarig för att skapa scheman för alla dina platser i Smartplan? I så fall gör du helt enkelt hen till superanvändare på alla dessa platser, och väljer att också ge hen behörighet att hantera scheman på platserna.

Din bokhållare kanske också har en användare på ditt konto? Hen behöver ju kunna köra löner för hela företaget, men det är också allt hen behöver göra i Smartplan. I detta fall ger du åter igen personen superanvändarbehörighet på alla platser, men ger hen endast behörighet att köra löner.

Så oavsett hur du väljer att fördela behörigheten på ditt konto, kan du snabbt få en överblick över vem som kan hantera vad.

Förbättrad översikt i schemaläggningsprocessen

När du ska skapa scheman för dina anställda, vill du naturligtvis göra det så snabbt som möjligt. Du vill nog inte behöva gå igenom långa listor med namn, utan hellre lägga din tid på roligare saker i ditt företag. Precis så vill vi också att det ska vara för dig. Schemaläggning ska vara enkelt och ta upp så lite tid som möjligt.

Om du väljer att dela in dina medarbetare efter de platser som de arbetar på, kommer endast de relevanta medarbetarna att visas i listorna, när du skapar scheman för en specifik plats. Det innebär att du inte längre behöver ägna tid åt att gå igenom långa förvirrande listor när du ska bemanna dina arbetspass.

Naturligtvis gäller detta även om du använder vår automatiska bemanning. Assistenten kommer endast att tilldela arbetspass till de anställda som tillhör den specifika platsen för schemat.

Gör det enkelt för dina medarbetare att hitta relevant information

Om du har många platser och många anställda på ditt konto kan det vara svårt att hålla reda på allt. Det gäller både för dig och dina medarbetare. Du kanske har varit med om att en medarbetare inte har sett ett meddelande som skickats till hen, eller så har de råkat missat viktig information i schemat.

När du delar in dina anställda på olika platser i Smartplan kan du också välja att hindra dem från att se data från platser som de inte är tilldelade.

Om du väljer att aktivera detta, kommer medarbetarna bara att kunna se scheman, kollegor, frånvaro och meddelanden som tillhör deras specifika platser. Detta kommer att förhindra att de blir överväldigade, trots att du kanske har ett helt gäng olika platser konfigurerade på kontot. Det minskar också risken för att medarbetarna missar information som är relevant för dem. Medarbetarna får en översikt som endast innehåller den information som är nödvändig för deras personliga användning av Smartplan.

Om du vill veta mer om hur du kommer igång med platsfördelningen eller vår nya användartyp, kan du ta en titt på dessa två artiklar från vår danska manual:

• Behörighet för superanvändare i Smartplan
• Så här tilldelar du platser till dina anställda

Om du har några frågor om funktionaliteten, tveka inte att kontakta oss på support@trysmartplan.com eller via supportknappen i systemet.