Skapa mer effektivitet och minska risken för fel med superanvändare och platser

Då var det dags för det tredje blogginlägget i vår serie om den senaste uppdateringen av Smartplan. Hittills har vi gett dig en introduktion till uppdateringen. Vi har också tittat på olika sätt som leder till bättre kontroll över arbetsfördelningen på ditt konto, och hur du får en bättre överblick med hjälp av uppdateringen. Idag kommer vi att fokusera på hur du kan skapa mer effektivitet i din dagliga användning av Smartplan, och därmed minska risken för fel i dina scheman, lönelistor etc.

Snabb och korrekt informationshantering

När det kommer till att planera scheman och hantera frånvaro, är det avgörande att ha ett system som möjliggör att du kan utföra dessa uppgifter snabbt och effektivt. Tid bör läggas på sådant som skapar mervärde för dina kunder, dina anställda och ditt företag. Därför är vi glada att kunna meddela att du och dina medarbetare nu kan spara ännu mer tid på dessa uppgifter.

När du skapar arbetsscheman framöver, kommer du att upptäcka att endast de medarbetare som är relevanta för den specifika platsen, kommer att visas i listorna, både vid arbetspassbemanning och när du vill ha översikt över hur timmarna fördelas mellan medarbetarna i schemat.

Samma sak gäller för frånvarohanteringen. Superanvändare med behörighet att hantera frånvaro kommer framöver endast att se de anställda som tillhör den plats där superanvändaren kan hantera frånvaro. Du kommer alltså bara att se exakt de medarbetare och den information som är relevant för dig. Detta skapar en snabbare och effektivare schemaläggning och frånvarohantering. Samtidigt minskar risken för att misstag begås, som att fel medarbetare tilldelas ett arbetspass eller frånvaro.

Om du väljer att medarbetarna inte ska kunna se data från platser som de inte tillhör, kommer du definitivt att uppleva en minskad risk för fel i meddelanden och kommunikation. I så fall kommer både du och dina anställda bara att kunna skicka meddelanden till en plats åt gången. Meddelanden delas inte mellan olika platser. Detta förhindrar oavsiktligt informationsutbyte och säkerställer att kommunikationen förblir riktad och relevant.

Skapa en effektiv och tydlig arbetsfördelning

Den nya möjligheten att göra vissa medarbetare till superanvändare, kan bidra till att skapa mer effektivitet på ditt konto. Du eller dina kontoadministratörer väljer exakt vilken behörighet och vilka funktioner som superanvändaren ska ha tillgång till. Detta säkerställer att superanvändare endast har tillgång till den information och de funktioner som är relevanta för deras arbetsuppgifter.

Genom att göra en tydlig uppdelning av vem som har vilken behörighet på kontot, minskar du risken för att det blir fel vid schemaläggning, lön, frånvaro eller liknande. Om färre personer har tillgång till varje funktion, är det färre personer som kan göra fel. Samtidigt ser du till att dina superanvändare inte distraheras av de delar av systemet som de ändå inte har något att göra med. På så sätt kommer de att kunna arbeta ännu mer effektivt med sitt specifika ansvarsområde.

Inga irrelevanta aviseringar

Slutligen vill vi hjälpa till att minimera störningar under arbetsdagen. Både administratörer och anställda kommer endast att få de meddelanden som rör de platser de är tilldelade. Detta säkerställer att ingen störs av irrelevanta meddelanden och aviseringar. Både du och dina medarbetare kan därför fokusera på de saker som faktiskt är relevanta för er.

För att lära dig mer om hur du kommer igång med de nya funktionerna, ta en titt på dessa två artiklar från vår danska manual:

Behörighet för superanvändare i Smartplan
Så här tilldelar du platser till dina anställda

Vi hoppas att du kommer att upptäcka att både din och dina anställdas användning av Smartplan kommer att bli ännu mer effektiv framöver. Om du har några frågor är du välkommen att kontakta oss på support@trysmartplan.com eller via supportknappen i systemet.