31.01.2023

Är du trött på att hålla reda på otaliga anteckningar över dina anställdas ledighetsansökningar? Tycker du att det svårt att hålla reda på ifall de har tillräckligt med semesterdagar kvar?

Då kan du dra nytta av vår senaste uppdatering. Smartplan lanserar nu ett semesterkonto som redan är tillgängligt för alla våra kunder utan extra kostnad.

Vad är ett semesterkonto i Smartplan?

Semesterkontot gör att du kan sätta gränser för hur många semesterdagar dina anställda har till förfogande under ett år. När semesterkontot är inrättat kan du alltid hålla koll på hur många semesterdagar de anställda tagit ut jämfört med hur många de har till förfogande. Du hittar kontot i Inställningar -> Semester och frånvaro.

Det finns olika inställningar som du själv kan anpassa beroende på hur du vill att semesterkontot ska fungera för dig.

Först och främst väljer du vilket datum ditt semesterår börjar. Semesteråret löper alltid tolv månader från det datum du har valt.

De flesta av våra kunder kommer att använda semesterkontot för att hålla koll på sina anställdas semesterdagar, men det går även att välja vilken typ av frånvaro som ska påverka kontot. Om du till exempel vill använda semesterkontot för att hålla koll på vabdagar, kan du skapa en frånvarotyp som heter “vabdag” och sedan be semesterkontot att räkna dagar utifrån den typen av frånvaro istället.

Dessutom kan du välja huruvida frånvaro som är angiven på helgdagar och helger ska inkluderas i semesterkontot. Det innebär att om du till exempel väljer att exkludera helger, kommer frånvaro som de anställda har under lördagar och söndagar inte att räknas in i antalet använda semesterdagar.

Slutligen kan du välja om dina anställda ska kunna se sina egna semesterkonton eller om det ska vara reserverat för administratörer.

Så följer du de anställdas semesterdagar

Du kan hålla reda på hur många semesterdagar dina anställda har använt och hur många de har tillgodoräknat sig på flera olika ställen i Smartplan.

Under Inställningar -> Semester och frånvaro hittar du en tabell med alla dina anställda. Här kan du se:

• Hur många semesterdagar varje anställd har tagit ut under semesteråret.
• Hur många framtida semesterdagar den anställde har planerat in i Smartplan.
• Den anställdes totala antal semesterdagar (använda + framtida) och den anställdes tillåtna gräns.

Detta innebär att du här kan se hur många semesterdagar varje anställd har till förfogande under semesteråret.

Dessutom kan du hålla koll på semesterkontot på följande platser:

På sidan Anställda

Inne på sidan “Anställda” kan du aktivera den detaljerade översikten, så kommer en kolumn med de anställdas semesterkonton att visa sig.

I denna översikt kan du se det totala antalet semesterdagar som personen i fråga har i Smartplan (uttagna + planerade) samt hens tillåtna gräns:

När du lägger in frånvaro

Det går även att se semesterkontot då du och dina anställda lägger in frånvaro i Smartplan. Detta gör det enkelt för dig att få en överblick över hur den nya frånvaron påverkar kontot:

På medarbetarnas profilsidor

Avslutningsvis syns semesterkontot även på de anställdas profilsidor under “Semester & frånvaro”.

Här kan de anställda när som helst se sina egna semesterkonton, om du tillåter det.

Har du frågor gällande frånvaro och semesterkontot är du varmt välkommen att ta en titt på våra hjälpartiklar om semester och frånvaro.

Annars kan du som alltid kontakta oss på support@trysmartplan.com eller via chatten. Vårt supportteam är alltid redo att hjälpa dig.