Från önskemål till verklighet: Möt vår nya användartyp och dela in medarbetare efter plats

25.10.2023

Vi har spännande nyheter att komma med! Under de senaste månaderna - ja, mer än ett år faktiskt - har vi arbetat på en stor uppdatering som alla våra kunder ska kunna ha glädje av. Och nu har uppdateringen äntligen lanserats. Låt oss ta en titt på de förändringar vi har gjort, som kommer att göra det ännu enklare och mer effektivt för dig, att använda Smartplan framöver.

Här är ett urval av några av de förfrågningar vi har fått in, som har gett upphov till den här uppdateringen:

Det skulle vara trevligt om det fanns ytterligare en nivå av användarbehörighet, i stället för bara anställda och administratörer. Vi behöver en nivå för våra mellanchefer (butikschefer/lagerchefer), eftersom de inte nödvändigtvis behöver ha tillgång till att kunna ändra allt, som en administratör.

Jag har anställda som arbetar på olika platser. Varje plats har sitt eget schema. Kan jag på något sätt göra så att mina anställda bara kan se den plats, eller det schema, som är relevant för dem?

Vi har olika avdelningar i Smartplan och varje avdelning har en teamkoordinator. En koordinator ska inte kunna godkänna timmar etc. för en avdelning som de inte är ansvariga för.

Jag skapar nu ett schema på en ny plats, men jag tycker att det är mycket förvirrande när alla anställda ingår i planeringen. Kan inte anställda tilldelas en specifik plats och bara visas där?

Alla dessa, samt ännu fler av de förfrågningar vi fick in, har nu tillgodosetts.

Tilldela platser till dina anställda

Du kan nu dela in dina anställda efter de platser du har skapat i ditt Smartplan-konto, och tilldela dem dessa platser. Det finns flera fördelar med att göra detta:

Det gör det enklare för dig som administratör, att hantera dina anställda, och få en överblick i Smartplan. När du, till exempel, behöver skapa nya arbetsscheman och bemanna arbetspass, kommer du bara att se de anställda i listan, som tillhör den plats du skapar schemat för. Det innebär att du inte behöver lägga tid på att gå igenom långa listor, för att hitta rätt medarbetare.

Du kan också säkerställa att medarbetarna varken kan skriva upp sig på, eller byta arbetspass i arbetsscheman för de platser som de inte tillhör. På så sätt kan du se till att en medarbetare inte av misstag registrerar sig för ett arbetspass i fel schema.

När du börjar dela in medarbetare efter plats, kommer de till en början att kunna se vissa data (scheman, användare, frånvaro etc.) från andra platser. Om du istället vill att platserna ska vara helt avskilda från varandra, så att de anställda inte kan se data över andra platser, kan du aktivera detta. I så fall kryssar du bara i den nedre rutan här:

Du kontrollerar alltså hur mycket synlighet du vill ha på de olika platserna, på ditt konto.

Möt Superanvändaren

Vi introducerar en helt ny användartyp i Smartplan: Superanvändaren! Superanvändare kan ha olika behörighet, vilket innebär att de till exempel kan hantera passbyten, frånvaro eller skapa arbetsscheman. Men de har inte nödvändigtvis lika mycket behörighet som en administratör. Hur mycket behörighet varje superanvändare ska ha, är helt upp till dig.

Du kan ge en superanvändare följande behörighet:

• Godkänna och avvisa passbyten
• Visa och godkänna arbetstider
• Visa och exportera lön
• Hantera arbetsscheman
• Hantera och godkänna frånvaro
• Redigera medarbetare

Med den nya uppdateringen får du ännu mer flexibilitet och valmöjligheter, och vi kommer att dela med oss av ännu fler tips och råd om hur du kan dra nytta av allt innehåll i uppdateringen. Så se till att läsa igenom allt - kanske du får hjälp att lösa en situation som du står inför.

Om du inte kan ge dig till tåls och vill lära dig mer, kan du ta en titt på de nya artiklarna i vår danska manual under tiden:

Behörighet för superanvändare i Smartplan

Så här tilldelar du platser till dina anställda

Vi ser fram emot att snart kunna berätta ännu mer om uppdateringen!

Som alltid är du även välkommen att kontakta oss via supportknappen i systemet, eller på support@trysmartplan.com om du har några frågor.