Nya data och sekretessinställningar i Smartplan

Du känner säkert till det dåliga samvetet. De tankar som ständigt ligger i bakhuvudet. Behandlar jag min anställdas data som jag borde? Eller lagrar jag faktiskt data som jag inte får enligt GDPR? Bör jag dölja mer data mellan anställda? Med den senaste uppdateringen i Smartplan kan du släppa dessa tankar för alltid.

Först och främst har vi samlat alla dina data och sekretessinställningar på ett ställe i Smartplan, så att det framöver blir ännu enklare för dig att hitta denna information. För att ändra dina inställningar, gå bara till “Inställningar” -> “Smartplan Inställningar” -> “Data & Integritet”.

Nya frånvaroinställningar

Högst upp på sidan med sekretessinställningar kan du välja vilken information dina anställda ska kunna se på kontot. Om de ska kunna se varandras frånvaro, frånvarokalendern och varandras kontaktuppgifter. Detta har du alltid haft möjlighet till. Det nya är att du nu har fått ett nytt alternativ när det gäller om anställda ska kunna se varandras frånvaro. Tidigare kunde du välja att de antingen skulle kunna se all frånvaro eller all frånvaro förutom sjukdom. Framöver kan du nu också välja att de anställda ska kunna se all frånvaro, men inte frånvarotypen:

Det innebär att du nu kan välja mellan flera inställningar för att säkerställa att ni uppfyller precis de krav som ställs i ert företag.

Anonymisera raderade anställda

Dessutom har vi lanserat en ny funktion som gör det möjligt för dig att anonymisera raderade anställda på ditt Smartplan-konto. Processen sker helt automatiskt, så det är inget du själv behöver ta hand om. Samtidigt behåller du fortfarande all din data på kontot. Det är bara anställdas namn som kommer att anonymiseras. Det betyder att du inte förlorar dina tidrapporter, men du kan vara säker på att du inte lagrar data som inte har ett syfte.

Funktionen är flexibel i förhållande till att du själv kan välja när dina raderade anställda ska anonymiseras på kontot. Du kan välja att anonymisera anställda 1 år efter att de har blivit raderade. 10 år efter raderingen. Eller något däremellan. Du kan till och med välja att anonymisera raderade anställda direkt, om du vill det.

För att aktivera den nya funktionen ska du bara sätta en bock i rutan “Jag önskar att Smartplan ska anonymisera mina raderade anställda efter” och välja hur många år som ska gå innan anonymiseringen sker:

När du har aktiverat funktionen, och dina raderade anställda har blivit anonymiserade, kommer du fortfarande att kunna se de anställdas timmar i Timmar & lön. Men anställda kommer nu att framstå som “Anonym Anställda” följt av ett nummer.

Du kan läsa mycket mer om hur du anonymiserar raderade anställda i denna danska artikel.

Om du har frågor om den nya uppdateringen, är du som alltid välkommen att kontakta oss på support@trysmartplan.com - så sitter vi redo att hjälpa.