Få en komplett överblick över dina medarbetares tidsregistrering och kör lön med sinnesro

Vanliga frågor om tidsregistrering med Smartplan

• Kan jag använda Smartplans stämpelklocka utan ett arbetsschema i Smartplan?

  Ja. Du behöver inte använda Smartplans schemaläggningsverktyg eller använda scheman. Om du bara behöver en enkel stämpelklocka som är snabb och enkel att använda, är Smartplan allt du behöver.

• Kan jag ha tidsregistrering i Smartplan utan att använda stämpelklockan?

  Ja, stämpelklockan finns där om du vill att dina anställda ska stämpla in och ut när de börjar och går från sina pass. Om du istället vill att de anställda ska kunna korrigera sina arbetstider, precis som när de fyller i tidsrapporter, kan du låta dem göra det. Alla korrigeringar syns inne i Smartplan där du kan godkänna eller avslå dem. Du kan se det hela på en plats: registreringar från stämpelklockan och korrigeringar av de anställda. Allt finns på samma ställe, så att du får en komplett överblick.

• Skickar ni en terminal för stämpelklockan eller hur kommer jag igång?

  Nej, det behövs inte någon hårdvara från oss för att komma igång. Du öppnar helt enkelt stämpelklockan på en iPad eller någon annan surfplatta eller PC. Du kan även låta dina anställda stämpla in på mobilen genom vår app.

• Om de anställda stämplar in från mobilen, hur vet jag att de var på arbetsplatsen?

  När du ställer in stämpelklockan på mobilen väljer du en plats på en karta där de måste stämpla in och ut. Därefter används GPS:en i den anställdas mobil för att försäkra att de är på rätt plats när de stämplar in och ut.

• Vad händer om en anställd börjar arbeta innan passet börjar?

  Det skiljer sig åt från verksamhet till verksamhet hur en sådan situation hanteras. Därför kan du definiera i inställningarna för stämpelklockan vad som ska hända om en anställd börjar jobba innan det planerade passet. Du kan även definiera vad som ska hända om de stannar längre än vad passet var planerat till. Det vill säga att du till exempel bestämmer om de ska ha timmar för att arbeta tidigare, eller från när passet startade enligt schemat.

• Kan Smartplan hålla koll på tillägg vid övertid?

  Om du vill exportera dina timmar till ett lönesystem kan du ställa in tillägg genom Smartplan Plus, som sedan skickas vidare i den fil som du importerar i ditt lönesystem. På så sätt ser Smartplan och ditt lönesystem till att dina anställda får de korrekta tilläggen när deras arbetstid kvalificerar sig för det. Du bestämmer själv vilka tillägg som ska användas, och du kan sätta upp det på olika tider och dagar. Till exempel att alla pass efter kl. 18 ger ett tillägg, eller att alla söndagar ska ha ett tillägg.

• Om en anställd inte har ett pass i schemat, kan de ändå stämpla in?

  Ja det kan de. Det händer ofta att du har kallat in en extra anställd på arbete utan att det fanns ett planerat pass. När de stämplar in sätts det upp en tidsregistrering på dem så att du är säker på att alla timmar registreras, även om de inte var med i schemat från början.

• Kan jag stämpla in på flera platser?

  Ja, om dina anställda arbetar på flera platser kan de stämpla in på olika platser. Du kan dela upp dina scheman i platser, så hör passen automatiskt till de platser som instämplingen sker på. Du kan även ställa in olika platser som geofences, som dina anställda måste stämpla in på från sina mobiler. Det går även att placera en surfplatta på varje plats och låta dina anställda stämpla in på den.

• Vad gör jag med raster, kan Smartplan dra av dem?

  Raster i Smartplan dras alltid av från lönetimmarna. Så när du registrerar raster på ett planerat pass dras längden på rasten av från timmarna. Detsamma gäller en tidsregistrering, när en rast registreras så dras den från tiden. En rast kan antingen registreras genom att den anställda stämplar ut till rast när de börjar den, för att sedan stämpla in på passet när rasten är slut. Du kan även ställa in stämpelklockan så att den anställda fyller i hur många minuter de hade rast när de stämplar ut för dagen.

• Hur hanterar jag lönetimmar om en anställd blir sjuk?

  Om en anställd inte arbetar på grund av sjukdom kan du markera det på passet så att timmarna inte räknas med. Du kan även ställa in stämpelklockan att automatiskt läsa in 0 timmar om det inte stämplas in på passet. Smartplan kan hantera semestrar, sjukdom, frånvaro och ledighet.

• Vad kostar tidsregistrering i Smartplan?

  Det ingår alltid tidsregistrering och följer alltid med tidsregistrering och tidsperioder med i vårt basabonnemang. Om du vill använda stämpelklocka samt hantera tillägg och export till lönesystem ska du ha vårt Plus-paket. Det kostar 200:- per månad oavsett din verksamhets storlek. Du läsa mycket mer om våra priser här.